Servizi al pubblico

Guida ai servizi per la ricerca

Carta della qualità dei servizi Vercelli

Carta della qualità dei servizi Varallo

Orario sala studio Vercelli

lunedì e venerdì ore 8-15 con materiale già a disposizione; possibilità di prenotare il materiale entro le ore 13 del giovedì precedente telefonicamente al numero 0161259595 o via mail all'indirizzo as-vc@beniculturali.it

da martedì a giovedì ore 8-14.30; fino alle 15 con materiale già a disposizione


Orario sala studio Varallo


 lunedì-mercoledì-venerdì ore 8-12.30/13.30-16.00

Ogni variazione di orario o chiusura sarà comunicata nella sezione news di questo sito

Per la consultazione dei documenti è necessario attenersi alle disposizioni generali (D.Lgs.n. 42 del 22 gennaio 2004, Codice dei Beni Culturali e del paesaggio) e al regolamento interno.


Regolamento di sala di studio

L'accesso alla sala di studio è libero e gratuito per chi voglia consultare gli archivi per ragioni di studio, amministrative o private ed è subordinato all'autorizzazione rilasciata dal Direttore.

L'autorizzazione ha validità annuale.

Al primo accesso, lo studioso è tenuto ad esibire un documento di identità e a compilare una domanda di ammissione, nella quale deve essere ben specificato l'argomento della ricerca. I dati personali e le altre informazioni chieste sono trattati nel rispetto delle norme sulla privacy.

L'utente è tenuto a segnalare ogni variazione del tema di ricerca dichiarato.

Prima di accedere alla sala di studio gli utenti devono:

- farsi registrare
- depositare borse, cartelle, macchine fotografiche, cellulari spenti, altri contenitori o oggetti nell'apposito guardaroba.

Non é consentito introdurre in sala di studio bottigliette o altre vivande.

Macchine fotografiche, telecamere o qualunque altro strumento per la riproduzione potranno essere utilizzati esclusivamente previa autorizzazione del responsabile del servizio.

Il personale di sorveglianza può disporre controlli sul materiale che lo studioso chieda di portare in sala di studio.

Sono attivi sistemi di videosorveglianza senza registrazione.

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La ricerca

Lo studioso può avvalersi, per un primo approccio generale, della sezione Patrimonio documentario del sito, della Guida dell'Archivio di Stato di Vercelli,dell'apposita voce del Sistema Archivistico Nazionale (SIAS)  e della Guida generale degli Archivi di Stato.

Individuati i fondi conservati dall'Archivio che abbiano legami con l'argomento di ricerca si potrà passare alla consultazione degli inventari.

Il personale di sala è a disposizione per orientare e chiarire dubbi.

Inventari e altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili, ma non riproducibili.

Non è consentito spostarli dalla sala senza autorizzazione.

Le richieste di consultazione devono essere presentate al personale di sala indicando con precisione :

- cognome e nome
- segnatura archivistica : nome del fondo, serie o sottoserie se esistenti, numero della busta e del fascicolo, numero del disegno se  separato dal documento.

In un giorno si possono chiedere un massimo di 7 unità archivistiche (intese come mazzo, busta, registro, cartella di disegni quando esiste o singolo disegno, volume di biblioteca non a scaffale aperto, copia di tesi di laurea) comprese quelle in giacenza, consultabili una per volta.

I documenti sono mantenuti a disposizione del richiedente per tutto il periodo necessario ad una seria consultazione del cui termine dovrà essere avvisato il personale di sala. Vengono ricollocati quando non siano più stati consultati per un periodo di 30 giorni.

Non è possibile mantenere a disposizione dello studioso più di 7 unità archivistiche, comprensive di quelle richieste nella giornata.
Non restano a disposizione dello studioso i disegni conservati a parte rispetto ai documenti del fondo archivistico.

Gli studiosi possono liberamente consultare i libri della biblioteca a scaffale aperto in sala di studio.
I libri consultati devono essere lasciati sul tavolo di lavoro per essere ricollocati dal personale.

I prelievi cessano mezz'ora prima della chiusura della sala di studio.

Lo studioso è responsabile dell'ordine e dell'integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione.
La presenza di disordine o danni rilevati alla consegna deve essere segnalata al personale di sala.

È vietato usare penne ad inchiostro, prendere note appoggiandosi ai documenti, apporre segni o numerazioni sulle carte.

Ogni azione contraria ai principi di buona conservazione dei documenti potrà avere come conseguenza il ritiro della autorizzazione alla frequenza della sala di studio.

Lo studioso che utilizzi materiale documentario conservato presso l'Archivio di Stato è tenuto a consegnare copia dell'eventuale pubblicazione o della tesi di laurea.

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Consultabilità dei documenti

I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili con i limiti imposti dalla legislazione vigente in materia di beni culturali e ambientali per :

- i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data
- i documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone, che divengono consultabili dopo 70 anni

La consultazione di questi documenti precedentemente al termine indicato può essere autorizzata dal Ministero dell'Interno. la domanda dovrà essere presentata alla Direzione dell'Archivio di Stato che provvederà ad inoltrarla tramite la competente Prefettura.

Ogni studioso è tenuto a conoscere e rispettare le norme contenute nei codici di deontologia per la ricerca a scopi storici e a scopi statistici o scientifici i cui testi possono essere chiesti al personale di sala.

Limiti alla consultabilità possono essere stabiliti anche dai privati che abbiano depositato l'archivio di loro proprietà.

La Direzione può sottrarre alla consultazione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario il provvedimento.

Non sono consultabili i fondi archivistici non inventariati o di cui si stia elaborando l'inventario.

L'elenco dei fondi consultabili è a disposizione in sala di studio o alla sezione Patrimonio di questo sito

Le norme contenute nel  Regolamento di sala studio e i limiti alla consultabilità devono essere rispettati anche dagli utenti che facciano richiesta di documenti per scopi privati non di studio o giuridico-amministrativi.

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Servizio di riproduzione

È attiva la sezione di fotoriproduzione in grado di rilasciare fotocopie.

Le tariffe per le riproduzioni sono stabilite dalla G.U. n.104 del 5 giugno 1994 e dalla lettera circolare n.21 del 17 giugno 2005 della Direzione Generale per gli Archivi, servizio II.

Per chiedere la riproduzione è necessario presentare apposita domanda al personale incaricato.

La richiesta deve essere autorizzata dal responsabile del servizio.

Non é consentito fotocopiare :

- documenti facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione
- mappe, disegni e documenti di grande formato
- pergamene di  grande formato
- registri o qualsiasi altro documento in più pagine rilegate

I documenti da riprodurre non devono essere estratti dal contenitore, ma segnalati con strisce di carta.

Le riproduzioni sono consegnate entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta.

Per i lavori di una certa entità é necessario il versamento di un anticipo pari alla metà del presunto importo totale e si prevede un periodo maggiore di attesa per la consegna, periodo da concordare con il personale incaricato

È possibile effettuare riproduzioni fotografiche con mezzi propri previa richiesta autorizzata dal responsabile del servizio. Prima del rilascio dell'autorizzazione dovrà essere comunicato il nome del fotografo. Al termine del lavoro dovrà essere consegnata copia delle riproduzioni digitali o i negativi degli scatti effettuati.

Per riproduzioni con mezzi propri a mezzo di fotocamera digitale dovrà essere corrisposto l'importo di euro 3,00 per ogni unità di conservazione (vedi lettera circolare 21) con il limite di 10 unità di conservazione per domanda.

La riproduzione tramite lucido sarà autorizzata solo in casi eccezionali e per documenti in ottimo stato di conservazione.

Per fini giuridico-amministrativi si possono ottenere copie autenticate, mediante presentazione di apposita domanda e pagamento dei diritti di bollo.

Per le riproduzioni eseguite per uso commerciale o per pubblicazioni si rimanda al D.M. 8 aprile 1994 G.U. n.104 del 6/5/1994 il cui testo può essere richiesto al personale di sala.

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Autorizzazione a pubblicare

Per poter pubblicare la riproduzione di un documento archivistico o parte di esso è necessario chiedere l'autorizzazione alla Direzione dell'Archivio di Stato utilizzando l'apposito modello corredato da marca da bollo.

La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.

L'Amministrazione archivistica chiede la consegna di tre copie della pubblicazione per cui è stata concessa l'autorizzazione.

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Ricerche per corrispondenza

Si effettuano ricerche per corrispondenza purché si tratti di un documento ben identificato o di un oggetto chiaro e definito.
Le informazioni devono inoltre essere tali da permettere di circoscrivere l'indagine.
In mancanza di questi dati saranno fornite informazioni eventualmente utili per una ricerca diretta, in loco, da parte dell'interessato.
Per una richiesta puntuale si suggerisce di consultare preventivamente, su questo stesso sito, la pagina del patrimonio archivistico, dove vengono fornite informazioni generali su tutti i fondi conservati presso l'Archivio di Stato.

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2 gennaio 2015